L’ambiente integrato per svolgere le attività quotidiane di collaborazione e condivisione con i propri business partner

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Scenario

In ogni moderna organizzazione le tematiche della collaborazione e dello scambio di documenti hanno notevole rilevanza. Le nuove tecnologie informatiche consentono l’ideazione e la realizzazione di soluzioni potenti e facili da usare.

Il prodotto software myPartners si pone l’obiettivo di fornire, attraverso un’interfaccia utente gradevole e molto fluida, funzioni per lo svolgimento delle attività quotidiane di collaborazione e condivisione rivolte a tutte le organizzazioni che intrattengano rapporti con business partner (clienti, fornitori, sedi periferiche, ecc.).

Obiettivi per l’Organizzazione

Dotare i propri Business Partner BP di un’applicazione che costituisca un canale privilegiato di comunicazione e rafforzi la propria visibilità.

II BP dispone di uno strumento per la canalizzazione di tutte le comunicazioni e lo scambio controllato di documenti. Il look&feel gradevole e la facilità d’uso contribuiscono a rafforzare il rapporto fra i due partner. Un visitatore occasionale del BP può apprezzare la propensione all’innovazione dell’Organizzazione.

Organizzare i propri contatti in base all’organizzazione di appartenenza (cliente, sede periferica, agenzia) raggruppandoli per classi omogenee.

L’Organizzazione può catalogare i suoi BP associando ad ognuno un logo per un immediato riconoscimento e altre informazioni di base Analogamente può fare per gruppi di contatti e contatti. La foto del contatto può facilitare il rapporto personale.

Condivisione di documenti

L’invio di documenti ai propri BP è facilitato dai livelli di raggruppamento dei contatti che permettono condivisioni mirate, (es. cambio organizzativo interno comunicato a tutti i responsabili contabilità presso i BP).

Applicativo indipendente dal sistema operativo client

Grazie alla tecnologia Adobe AIR è stato possibile realizzare un’unica applicazione indipendente dal sistema operativo utilizzato dall’utente.

Obiettivi per tutti gli utenti

Unico repository di archiviazione dei documenti

Ogni documento/file può essere facilmente catalogato usando le sue caratteristiche principali, come il titolo o la descrizione, e qualsiasi tipo di attributo libero definito per il tipo a cui appartiene. I tipi di documento sono definibili liberamente dall’amministratore, insieme agli attributi specifici (es. fatture fornitore: numero, data, fornitore, contenuto).

La creazione di nuovi documenti può avvenire con l’upload di documenti elettronici, o utilizzando direttamente uno scanner. Infine, la possibilità di effettuare ricerche, semplici ed avanzate, su tutti i documenti acquisiti completa le caratteristiche di un’agile soluzione di archiviazione ottica.

Condivisione controllata di documenti e file senza intasare la posta elettronica

Tutti i documenti archiviati sul repository possono essere condivisi con i propri contatti, semplicemente allegando il documento ad un messaggio. Tutti gli utenti dell’applicazione sono abilitati allo scambio di messaggi senza la necessità di configurazione di account di posta e, grazie al repository centralizzato, il contenuto dei documenti scambiati rimane memorizzato una sola volta nel repository (invece che duplicato in decine di caselle di posta).

Il proprietario del documento può, in qualsiasi momento, controllare con chi è stato condiviso, e ricevere conferma dell’avvenuta lettura da parte di ciascun destinatario.

Gestione di appuntamenti, promemoria, scadenze

Il calendario integrato consente di gestire appuntamenti, scadenze o semplici promemoria delle attività da svolgere, potendo anche selezionare i propri contatti come partecipanti – il sistema provvederà a notificare i destinatari e richiedere loro conferma. Come gli altri componenti, anche il calendario partecipa attivamente alla vista integrata: ad esempio, è sufficiente trascinare uno o più contatti su una data di calendario per avviare la creazione di un appuntamento o una scadenza.

Interfaccia utente potente ma molto facile da usare

Tutte le entità gestite dall’applicazione (calendario, contatti, documenti, messaggi) interagiscono in modo naturale tra loro: ad esempio, il trascinamento di uno o più documenti su un contatto avvia la creazione istantanea di un messaggio di condivisione. La vista integrata consente una migliore visione d’insieme e la raggiungibilità di tutti gli strumenti: l’acquisizione, la catalogazione e l’archiviazione di un documento si ottiene con pochi click. Le funzionalità di condivisione documenti, scambio di messaggi e calendario appuntamenti sono integrate con gli strumenti di real-time collaboration, che consentono di conoscere istantaneamente gli interlocutori online e disponibili, di comunicare e collaborare facilmente con loro e soprattutto di farlo senza distogliere l’attenzione dalle proprie attività.

Contattaci al numero +39 06 9320235 oppure compila l’apposito form